הטמעת מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) היא השקעה חיונית לכל עסק שמעוניין בצמיחה. עם זאת, היא מגיעה עם תג מחיר משמעותי. כשזה מגיע לעסק הקטן, אין ספק שההיבט הזה מקבל משנה תוקף. כדי להבטיח שנקבל החזר מלא על ההשקעה שלנו ונמצה את המיטב מהמערכת, חשוב שניישם שיקולי עלות תועלת מקיפים. כאן, נסקור כמה מההיבטים המרכזיים שחשוב לקחת בחשבון כדי לבצע תחשיב עלות נבון עבור מערכת CRM לעסק קטן.

רישיונות תוכנה

המרכיב הפשוט ביותר לחישוב בעלות מערכת CRM הוא רישיון התוכנה. ספקי CRM מציעים בדרך כלל מודלים שונים לתמחור המערכת, החל ממודלים מבוססי מינוי תקופתי ועד לתשלום חד פעמי לכל אורך חיי המערכת. עסקים קטנים לרוב בוחרים בתמחור מבוסס מינוי שמאפשר להם לפזר את העלות לאורך זמן ולצפות את ההוצאה בצורה מסודרת בתזרים המזומנים. עלות המנוי תלויה בדרך כלל במספר המשתמשים ובתכונות הנדרשות. לכן, האפיון המדויק הוא קריטי כדי להבטיח שנקבל בדיוק מה שנדרש לנו – ואך ורק את מה שנדרש ללא עלויות מיותרות.

עלויות פיתוח והטמעה

עלויות אלו כוללות את כלל התשלומים שיכסו את תהליך הקמת מערכת ה-CRM ושילובה עם תהליכים וכלים עסקיים קיימים. לרוב, יחולו עלויות משתנות בהתאם לנפח הנתונים הנדרש להטמעה, מורכבות המערכת והיקפי הפעילות שלה.

תכונות מיוחדות ישפיעו משמעותית על העלות

לכל עסק תהליכים ודרישות ייחודיות. בעוד שהתאמה אישית של תכונות בסיסיות כמו שדות הזנת נתונים ותהליכי עבודה לרוב לא יגיעו עם תג מחיר גבוה, תכונות מתקדמות יותר עשויות לייקר את המערכת. ככל שנדרשת לך מערכת CRM  לעסק קטן הכוללת כלים ופיצ'רים שיש לפתח מאפס ונועדו לספק מענה לצרכים ייחודיים של הארגון, סביר מאוד להניח שאלו יתומחרו בנפרד.

הכשרת הצוות – חלק בלתי נפרד מתחשיב עלות מערכת CRM לעסק קטן

חשוב שניקח בחשבון את משכי הזמן והמשאבים שיידרשו כדי להכשיר את הצוות כיצד לעשות שימוש במערכת. עלויות אלו עשויות לכלול מפגשי הדרכה, קורסים מקוונים, שירותי תמיכה שוטפים ומדריכים שימשיכו לשמש את העובדים לאורך זמן. עלות ההדרכה יכולה להשתנות במידה רבה על פי הדרישות והצרכים שלך.

תחזוקה שוטפת ותמיכה מסביב לשעון

תחזוקה ותמיכה שוטפים הם שירותים בחיוניים לשמירה מערכת ה-CRM שלך בפונקציונליות מלאה. מעדכוני תוכנה תקופתיים ועד לתמיכה טכנית ופתיחת קריאות לתקלות, חשוב שנבחן מקרוב מה כוללת חבילת השירות של הספקים שאנו עובדים עמם. לרוב, ספקים אמינים יוכלו להציע לך חבילות המשתנות בהיקף ההיצע שלהן בהתאם לתקציב והצרכים שלך – החל מתמיכה בסיסית בדוא"ל ועד לתמיכה טלפונית 24/7 עם מנהלי פרויקט אישיים. מטבע הדברים, גם עלות שירותי התמיכה תשתנה דרמטית ככל שנבחר בשירותים צמודים ורחבים יותר בהיקפם.

עלויות נוספות

לצד רכיבי המערכת המרכזיים, ישנם מספר גורמים נוספים שישפיעו על העלות:

• אינטגרציות עם מערכות צד שלישי: שילוב ה-CRM עם כלים עסקיים אחרים (כגון, מערכות הנהלת חשבונות ומשפכי שיווק ייעודיים, עשוי לגבות עלויות נוספות.
• עלויות ייעוץ: ככל שנדרש ייעוץ לקראת אפיון המערכת וזיהוי הצרכים, לעתים קרובות תחול עלות נוספת עבור שעות הייעוץ.

חומרה ייעודית: במקרים מסוימים, תידרש חומרה נלווית לתפעול המערכת כמו מסופונים, טאבלטים או מכשירים ניידים שישמשו את הצוותים