הטמעת מערכת CRM – כל השלבים

לא כל מערכות ה-CRM זהות זו לזו. כבעלי עסקים, יש לנו ציפייה טבעית שהמערכת תשרת אותנו במדויק ושתהליך הפיתוח יתנהל באופן חלק, מבלי שיהיה עלינו להקדיש זמן וכוחות כדי לעקוב אחר ההתקדמות. כאן, מקצועיות הצוות שישתף עמך פעולה היא המפתח. כדי להבטיח שהמערכת אכן תשרת אותך על הצד הטוב ביותר, נדרשת תשומת לב קפדנית של הצוות בכל שלב בהטמעת המערכת, באופן שיותאם למאפייני הארגון והמערכות הקיימות שלך. כדי לסייע לך לקבל בהירות על המשך הדרך, ריכזנו כאן את השלבים המרכזיים בתהליך הטמעת מערכת CRM.

הגדרת יעדים וצרכים

לפני שכלל מתחילים בתהליך הפיתוח, נדרשת הגדרה מדויקת של יעדי המערכת. צוות הפיתוח יסייע לך להבין מה ברצונך להשיג מהמערכת שלך. בעוד שארגונים מסוימים זקוקים בעיקר לפתרון שיאפשר להם לשפר את המכירות, ארגונים אחרים יחפשו כלים להתייעלות ארגונית או צמצום עלויות. כל מערכת כזו תדרוש פיצ'רים וכלים שונים וממשק בעל אופי מובחן. תהליך אפיון קפדני ומדויק יאפשר לך להבטיח שהמערכת אכן תשרת את היעדים שלך.

תוכנית פיתוח מקיפה

לאחר שהצרכים הובהרו במדויק, צוות הפיתוח יבנה תוכנית ארוכת טווח הכוללת עלויות, מסגרות זמנים ושלבי הפיתוח מא' ועד ת'. מנהל הפרויקטים שיוקצה לך יעדכן אותך באופן שוטף אודות התקדמות התהליך. חשוב לוודא שהתוכנית כוללת אבני דרך ברורות שניתן יהיה להתחקות אחריהן עם דדליין מחייב.

הטמעת הנתונים אל המערכת

כעת, כששלד המערכת עומד, הצוות יתחיל לשלב את נתוני הלקוח אל תוך המערכת מכלל המקורות. בעוד שעסקים מסוימים מתנהלים בעיקר דרך גיליונות אקסל, במקרים רבים אחרים הנתונים עשויים להגיע ממגוון רחב של מקורות – ממערכות שיווק בדוא"ל ועד למשפכי שיווק מורכבים יותר. חשוב לעבור על כלל הנתונים ולהסיר כפילויות ולוודא תאימות מלאה. לאחר שכל הנתונים מוכנים, הצוות ייבא אותם אל המערכת.

הטמעת מערכת CRM בהתאם להגדרות מותאמות אישית

לאחר שהנתונים מוכנים, נתחיל להגדיר את מערכת ה-CRM כך שתתאים לתהליכים ולדרישות העסקיות שלך. בין השאר, יפותחו שדות המותאמים לאופי העסק ושיגלמו את הנתונים החשובים ביותר אודות הלקוח שלך. כמו כן, יפותחו תזרימי עבודה מדויקים לדרישות שלך ויוקצו הרשאות משתמש על פי תפקידים. חשוב שנבחן לעומק את הדרישות שלנו על מנת שנוכל לוודא כי המערכת עונה לכלל תהליכי המכירה, מדיניות שירות הלקוחות ואסטרטגיות השיווק שלך.

אינטגרציות מותאמות אישית

כדי שמערכת ה-CRM תהיה אפקטיבית ובאמת תחסוך לך זמן ומשאבים, חשוב לוודא כי היא משולבת בצורה מלאה עם התוכנות והכלים הדיגיטליים הקיימים שלך. אינטגרציה עם פלטפורמות הדיוק, כלי האוטומציה השיווקת ומערכת הנהלת החשבונות שלך, למשל, תאפשר לך לקבל תמונת על ולנהל תהליכים רחבי היקף דרך ממשק אחד תוך מספר קליקים. כאן הדיוק גלומה העוצמה האמיתית של המערכת.

הכשרת הצוות לשימוש במערכת

לא חשוב כמה נשקיע ביעילות המערכת, לא תהיה לכך כל משמעות אם לא נשקיע זמן ומשאבים כדי להכשיר את הצוותים שלנו לבצע בה שימוש מיטבי. חשוב לוודא שספקי השירות שבחרת בהם יעברו עם הצוות שלך על כל הפיצ'רים ויסייעו להם להבין איך להשתמש בהם ביעילות ולמצות מהם את המיטב לפעילות השוטפת שלהם.

בדיקת המערכת

לפני שנעלה לאוויר, יבוצעו בדיקות בסיסיות שיאפשרו לזהות תקלות או אי תאימויות בפעילות המערכת. חשוב לוודא שנבדקו כלל הפונקציות – מהזנת הנתונים ועד לקבלת משוב ודיווח.

מעקב מתמשך

מן הרגע בו המערכת שלך נכנסת לשימוש פעיל, עלינו לעקוב מקרוב על השימוש בה לאורך זמן ולוודא שהיא כן משרתת אותנו על הצד הטוב ביותר. ככל שהזמן יחלוף, סביר מאוד להניח שנדרשות התאמות שיאפשרו לדייק את המענה שלה ולהבטיח יעילות אופטימלית